A IMPORTÂNCIA DA LEI DE PARKINSON NA GESTÃO DO TEMPO

No âmbito corporativo é comum ouvir a expressão: “O trabalho se expande a fim de preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Essa máxima, aplicada à gestão do tempo para ampliar a produtividade, é chamada de Lei de Parkinson.

ORIGEM

Essa Lei foi revelada em 1955 por Cyril Northcote Parkinson, historiador e especialista da Marinha Britânica. Ela foi resultado de um estudo realizado entre 1914 e 1928, em que Parkinson acompanhou a relação entre o poderio naval e o número de oficiais, marinheiros e funcionários da Marinha Britânica. No referido estudo, ele observou que a Marinha havia diminuído 1/3 dos oficiais e marinheiros e 2/3 dos seus navios. Embora sem aumento de serviço nesse período, Parkinson constatou que a quantidade de funcionários administrativos responsáveis por processos burocráticos havia aumentado 5,6% ao ano.

DUAS VERDADES QUASE AXIOMÁTICAS

Os fatores que alicerçam a tendência geral definida por essa Lei foram apresentados, segundo Parkinson, como duas verdades quase axiomáticas, ou seja, que são consideradas como consenso:

1. Os líderes de setores estão sempre dispostos a aumentar o número de seus subordinados, desde que não sejam seus rivais.
2. Os chefes de seção inventam trabalho uns para os outros.

Para compreender melhor, imagine um funcionário A com excesso de trabalho. Existem três soluções para ele: A poderá se afastar; poderá dividir seu trabalho com o colega B; ou poderá pedir que lhe sejam designados dois subordinados, C e D.

É improvável que A se afaste do cargo, se gosta e precisa de seu trabalho. Por outro lado, ele dificilmente dividirá o trabalho com um colega de mesmo nível hierárquico, pois estará fortalecendo um rival que poderá ser promovido em vez dele. Logo, A escolherá ter dois subordinados, C e D, que trabalharão para ele. Estes realizarão as atividades de A, que passará a gerenciar sua execução.

As empresas geralmente começam com uma hierarquia plana, com dois sócios, por exemplo. À medida que crescem, são contratados assistentes, que uma vez promovidos contratam seus próprios subordinados, delegando atividades uns para os outros. Conforme a estrutura piramidal se forma, pode-se perder muito tempo com a organização e divisão de tarefas entre colaboradores. Isso ocorre especialmente quando um depende do outro para dar continuidade a processos muitas vezes simples, que seriam solucionados por apenas uma pessoa.

Quando a pirâmide fica muito grande e cara, pode consumir todos os lucros da empresa. Se o órgão burocrático não for drasticamente reduzido nessa fase, a empresa pode falir.

GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE

Aplicado à prática corporativa, o fundamento de Parkinson revela que se há uma tarefa para ser realizada em 15 minutos, por exemplo, todo esforço é empenhado para cumpri-la nesse tempo. Por outro lado, se é estipulado que essa mesma tarefa pode ser cumprida em um dia, é comum gastar-se todo o período disponível para concluí-la. Isso se deve ao foco e concentração direcionados de acordo com o tempo disposto.

Há uma relação saudável entre a pressão imposta por prazos definidos e a produtividade. Quando os colaboradores realizam uma tarefa, esforçam-se muito inicialmente. Em algum momento, passarão a obter retornos decrescentes ao esforço extra. Para otimizar a produtividade, é preciso maximizar os benefícios, minimizar os custos e encontrar esse ponto de inflexão entre ambos.

Além dos prazos, é importante analisar o número de pessoas envolvidas nos processos da empresa. Se há colaboradores em excesso executando determinadas atividades, a produtividade reduzirá ao invés de aumentar, devido ao tempo ocioso deles.

Dessa forma, a aplicação da Lei de Parkinson na gestão do tempo e na produtividade é de fundamental relevância, podendo ser uma grande aliada para o aumento do faturamento de uma empresa.

REFERÊNCIAS

PARKINSON, CYRIL N. Parkinson’s Law. 1957.

SOUZA, Alexandre. A Lei de Parkinson e seu auxílio na gestão do tempo. 2016.